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Tipos de Look Up (Pesquisas)

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Procedure

 
Step by Step

Existem três tipos de Pesquisas que podem ser usados ??em um campo: Valores de Pesquisa(Values Lookup), Pesquisa da Tabela(Lookup from table), e Drill Down Lookup. Cada tipo pesquisa é útil para criar uniformidade na forma como as informações são inseridas no sistema. A uniformidade é a chave para a geração de relatórios precisos em qualquer sistema de banco de dados.

Propriedades das Pesquisas

A seção de Propriedades das Pesquisas permite que você selecione um Tipo de Pesquisa a partir das listadas e configure a Lookup desejada.

Valores de Pesquisa(Values Lookup) - Essa pesquisa também é chamada de Values Lookup, pois permite que você digite valores a serem seleccionados a partir de uma lista simples no campo. Esta é uma pesquisa muito básica. Todos os valores para a pesquisa são inseridos nas propriedades para o campo.

Pesquisa da Tabela(Lookup from table) - Como o próprio título sugere, esta pesquisa tem valores que são obtidos de uma tabela em seu sistema. A tabela pode ser uma que já está em uso ou uma que você cria especificamente para este campo. Essa pesquisa é particularmente útil para preencher um único campo de uma lista que pode ser adicionada a, editada e excluída de.

Desse tipo, a variedade Pop-up / Drop-down é a mais versátil. Ela permite que os usuários utilizem os dois métodos para selecionar os valores para o campo. Ela também permite a manipulação direta da tabela por aqueles que têm a permissão de edição no formulário.

Pesquisa da Tabela(Lookup from table) também inclui uma opção adicional chamada:

Lista - Essa pesquisa está configurada para pegar informações de uma tabela e usá-la para preencher automaticamente campos especificos em outra tabela. Por exemplo, o formulário de ordem de serviço puxa informações sobre o equipamento diretamente à partir da tela de detalhes de equipamentos. Outro exemplo é a programação de PM(ou MP) que puxa informações sobre as tarefas de PM(ou MP) diretamente do arquivo de listas de Tarefas(Tasks). Este tipo de lista não só assegura a conformidade, mas também economiza uma quantidade enorme de tempo. Um clique do mouse pode preencher até dez campos de informação.
 


Valores de pesquisa((Values Lookup)

Para usar uma pesquisa de valores, selecione esta opção dentro da seção Type(Tipo). Na caixa “Lookup Definição”, digite os valores que você deseja exibir na pesquisa (um valor por linha). Para inserir uma linha em branco, deixe uma linha em branco e pressione Enter / Return em seu teclado.

Se você estiver editando um campo com os dados existentes, clicando no link Popular lista com os valores existentes no campo os valores desse campo, serão puxados de cada registro e colocados em uma lista automaticamente.
 


Quando você terminar de digitar os dados na caixa, clique no botão Salvar. Agora você pode fechar esta janela e voltar para a tela de “Modo Desenho” do formulário. No dicionário de dados, este tipo de pesquisa também é chamado de valores de pesquisa(Values lookup).

NOTA: A última entrada da lista será o valor padrão(default) para o campo a menos que um valor padrão seja utilizado em Propriedades Gerais.

Pesquisa da Tabela(Lookup from table)

Este tipo de pesquisa  cria uma simples associação de uma tabela de pesquisa ao campo. Você pode escolher uma tabela existente no sistema com a drop down box (mostrada abaixo) ou usar a Criar tabela com Assistente de pesquisa(Lookup Wizard) para criar uma nova tabela para a pesquisa.
 


Se estiver selecionando uma tabela existente no sistema, escolha o campo chave da tabela escolhida com a lista de drop down de Key Field e escolha campo de descrição da tabela com a lista drop-down Descrição (Description).
 


Se selecionar o assistente de criação da tabela (Lookup Wizard), o sistema criará uma nova tabela com dois campos, Código e Descrição. Estes campos serão automaticamente preenchidos nas listas drop-down em campo chave e descrição.

Por fim, selecione o Tipo de Pesquisa(Tipo Lookup) para a pesquisa. A Drop-Down é uma lista contida em um campo retratil, semelhante ao campo de pesquisa acima mencionado. A Pop-Up é uma lista que se abre em uma janela separada. Esta janela permite-lhe adicionar, editar e remover os valores em sua lista. Ao criar uma nova tabela, você precisará selecionar essa opção para que você possa preencher a tabela. A Drop-Down / Pop-Up Combo lhe dá a opção de usar a lista drop-down ou a janela pop-up. Quando tiver concluído a página, clique em Save. Isto irá salvar as configurações e agora você pode fechar a tela.

Para adicionar valores à tabela de pesquisa que você acabou de criar, você pode adicionar um novo registro ou editar um registro existente. A partir daí, clique no ícone da pasta à direita do campo. Isto irá abrir os valores da tabela de consulta. Clique no botão New para preencher a tabela com os valores desejados.
 


Lista - Este tipo de pesquisa extrai informações de outra tabela no sistema e coloca-o no formulário. Um exemplo de uma busca na lista é o campo ID do Equipamento no formulário de Ordem de Serviço. Usando o ícone da pasta, você seleciona um ativo da lista e o ID do Equipamento, Descrição do Equipamento, Edificio e Piso são puxados a partir da tabela de equipamentos para a tabela de Ordem de Serviço. Pesquisa de Lista pode puxar informações de qualquer tabela existente no seu sistema.

Criar uma busca na lista, selecionando Lista como o tipo de pesquisa, em seguida, selecione a tabela da pesquisa. Clique em Edit Field Map para continuar.

Na seção Edit Field Map há duas colunas. A coluna da esquerda representa de onde os dados serão obtidos (a tabela de onde as informações estarão vindo). A coluna da direita representa enviar dados para campos (a tabela atual a ser preenchida).
 

  1. Comece mapeando seus campos, selecionando um campo na lista drop-down à esquerda.
  2. Identificar a campo neste formulário usando a lista drop-down na coluna da direita.
  3. Quando as listas drop-down estiverem exibindo os campos apropriados, clique no botão + à direita do primeiro mapeamento de campo. Isto irá preencher os nomes de sistema de seus campos escolhidos para a lista de mapeamento de campo.
  4. Continue esse processo até que todos os campos que você deseja sejam preenchidos estejam no local.
  5. Clique em Done quando terminar o processo. Isso o levará de volta para a seção propriedades de pesquisa. A partir daqui, clique no botão Salve para finalizar as alterações para a pesquisa.

Agora que a pesquisa foi criada, você pode clicar no ícone da pasta ao lado do campo com a busca na lista para abrir a exibição de lista e procurar um registro. Quando você clicar no link Selecionar ao lado do registro desejado, os campos restantes serão puxados para o formulário.
 


Drill Down Lookup Este tipo de pesquisa permite que você use uma tabela existente de dados dentro do sistema para criar um grupo de pesquisas drill down que irá preencher vários campos do formulário e restringir a pesquisa para o valor-alvo com cada seleção.
 


A imagem acima mostra a relação entre os dados e como ela deve ser definida. Uma vez que você tenha configurado sua pesquisa Drill Down corretamente, você terá 3 pesquisas drop down que dependam uma da outra. Primeiro você vai ter Building(Edifício) com 2 valores, A ou B, em seguida, com base na seleção um drop-down para o Floor(Piso) vai preencher apenas com os pisos disponíveis naquele prédio, após a seleção do piso, então você vai ser apresentado com a sua última pesquisa drop down com apenas as salas(Rooms) que estão disponíveis no andar do edifício inicial. Uma vez que o registro é salvo, o edifício, piso, e os valores das salas serão preenchidos no registro.

Para este exemplo, vamos começar em nosso registro de Contato. Você pode ver que no formulário existem três campos personalizados. Ao criar uma pesquisa Drill Down, você criará a pesquisa no nível final da pesquisa. Em nosso exemplo, esse seria o nível de Room (Sala).
 


Comece passando o mouse sobre "Opções" e depois clique em "Customizar Formulário" para entrar na tela de Modo Desenho. Em seguida, selecione o ícone de propriedades para o campo que será o nível final do drill down e selecione a aba "Propriedades de Lookup". Uma vez que você entrou nesta tela, selecione a opção "DrillDown Lookup". Um link "Define" aparecerá abaixo. Clique neste link para configurar a sua nova pesquisa Drill Down.
 


Se você já tivesse uma pesquisa neste campo anteriormente, você receberá uma mensagem pop-up adicional notificando que você vai limpar a pesquisa existente. Selecione OK para continuar ou Cancelar para voltar à tela anterior.
 


Na exibição do próximo painel você verá Level 1 no topo do formulário com 3 campos disponíveis.

  • Table - A tabela que contém os valores que você deseja filtrar. Esta é a tabela de Equipamentos (ou Ativos). Você pode escolher uma tabela do sistema como Equipamentos (ou Ativos) ou qualquer outra tabela padrão do sistema, ou uma tabela personalizada que você possa ter preenchido no sistema. Se precisar de ajuda para a criação de uma tabela personalizada para guardar os seus valores entre em contato com um membro da equipe de suporte e eles irão ajudá-lo na configuração desta tabela e preenchimento.
  • Populate(Preencher) - Este é o campo no formulário que você deseja de preencher. Em nosso exemplo, nós estamos puxando a informação do campo Building no registro de Equipamentos e preencher o nosso primeiro campo personalizado.
  • Filter 1 - Filtro 1 é o primeiro campo que estamos usando em nossa tabela para filtrar a um grupo específico de registros. Em nosso exemplo, vamos selecionar o valor do Building que está em nossa tabela de Equipamentos.


Depois de ter selecionado todos os valores necessários, as opções Save e Add Level estarão disponíveis. Uma pesquisa DrillDown requer apenas um nível, no entanto para ser eficaz 2 ou mais deverão ser utilizados. Em nosso exemplo, vamos selecionar Add Level para continuar a Drill Down, selecionando o nível Floor para o edifício(building).
 


Agora nessa tela para o seu próximo nível, você terá dois campos para selecionar. Os campos Populate(Preencher) e Filter 2. Estes campos funcionam da mesma forma que na tela anterior, portanto Populate está no campo no formulário de Contato que desejamos usar para armazenar o nosso valor (Floor / Level) e Filter 2 é o valor que nós desejamos usar para filtrar nossos registros (Floor).
 


Uma vez que os campos foram preenchidos, você vai ter acesso ao botão Save e Add Level na parte inferior do painel. Em nosso exemplo, vamos adicionar mais um nível para permitir a seleção da sala (room) Mais uma vez um novo drop down foi criado para Populate (Preencher) e Filter(Filtrar). Aqui vamos selecionar o campo Room/Space e o campo Room da tabela configurada como nosso filtro.
 


Agora que nós selecionamos nossos valores podemos pressionar Save para armazenar os valores de pesquisa. Depois de salvar os valores, você pode, em seguida, selecione o botão X no canto superior direito para fechar esse painel. Você também pode usar o botão Edit para fazer ajustes a este nível superior ou Delete para remover este nível e voltar ao nível anterior.

Agora que você voltou para o painel principal Propriedades, você deve selecionar Save para armazenar as alterações.
 


Depois de salvar as alterações, remover todos os campos que estão sendo utilizados no drilldown, exceto para o último campo da pesquisa drilldown, e em seguida, sair do modo de design. Agora você pode ver que os campos personalizados incluem pesquisas drilldown para a Building, Floor/Level e Room/Space. Quando os valores são selecionados para estas novas pesquisas irão preencher automaticamente os campos Building e Floor/Level na tabela, conforme imagem abaixo.
 


Vá em frente e salve o seu registro e você verá que os campos personalizados de seu registro de Contato são preenchidos com os dados que você puxou a partir de um registro de Equipamentos.
 




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