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Ferramenta de Importar Dados

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A ferramenta de importação de dados permite que você use dados de uma planilha para criar automaticamente registros no sistema. Você também pode usar essa ferramenta para fazer atualizações em massa em registros existentes. Isso pode lhe poupar muito tempo de entrada de dados.

 

O processo de importação de dados para o sistema X3 é baseado nas seguintes regras:

  • O arquivo padrão deve estar no formato CSV (CSV Comma Delimitted) ou no formato TXT (TXT Tab Delimited.)

  • Os campos do sistema X3 devem estar no cabeçalho.

  • O arquivo deve conter o campo de chave para a tabela.

  • O arquivo não pode conter espaços ou caracteres especiais no campo de chave.

  • O texto nas colunas não pode exceder o comprimento máximo de caracteres dos campos correspondentes.

  • A arquivo não pode conter vírgulas (,) ou aspas (") em qualquer campo, quando usando CSV. TXT Tab Delimited permitirá vírgulas e / ou aspas, mas não pode conter espaços de tabulação.

 

As instruções para importar corretamente os dados no sistema são as seguintes:

 

1 - Acesso à ferramenta para Importar Dados

 

Você pode acessar a ferramenta de importação de dados clicando na opção de menu Importar Dados, na aba de navegação. Ela pode ser encontrada sob o título Administração.

 

2 - Seleção da Tabela

 

O primeiro passo é escolher a tabela correta. Escolha a tabela para a qual você está importando os registros. Se a tabela não é mostrada na lista, por favor ligue para o apoio da eManut.

 

3 - Selecionar o Arquivo

 

Depois de selecionar a tabela, escolha o arquivo a ser importado. Clique no botão Browse. Uma janela se abrirá em sua tela onde você pode escolher o seu arquivo. O arquivo deve estar no formato CSV (Comma Delimited) ou formato TXT (Tab Delimited).

 

 

Os cabeçalhos das colunas no seu arquivo Excel devem coincidir com os nomes de campo a que correspondem. Por exemplo, o nome do campo de Descrição do Equipamento é comp_desc, então o cabeçalho da coluna que contém as descrições dos Equipamentos em sua planilha também devem dizer comp_desc. O campo chave não pode conter espaços ou caracteres especiais (por exemplo, @ # $% / ", õ ç entre outros) e é limitado a um determinado número de caracteres (Identificação do Equipamento: 21, No. do artigo: 15, ID de Contato : 10, etc) . Campos-chave podem conter letras, números, hífens (-) e sublinhados (_).

 

NOTA: Você pode aumentar o comprimento de caracteres de campos comuns, mas não os de campos chave.

 

 

Para criar um arquivo no formato CSV ou TXT, proceda da seguinte maneira:

 

Com a planilha Excel aberta, clique em Salvar Como. Sob Salvar como tipo, você pode escolher entre os tipos de arquivo CSV e TXT que podem ser utilizados para a importação.

 

 

IMPORTANTE! Nenhum campo do arquivo pode conter a vírgula (,) se você estiver usando o CSV como seu delimitador. O arquivo CSV é criado para apenas uma das paginas (se você tiver mais de uma aba no documento Excel), então você vai precisar salvar um arquivo CSV separadamente para cada folha no livro do Excel.

 

Uma vez que você tenha criado o arquivo, você pode seleciona-lo na ferramenta de importação. Depois de selecionar o arquivo, use as caixas abaixo para seleccionar as diferentes opções, antes de clicar em Upload.

 

4. Seleção das Opções Apropriadas

Nesta página, você vai encontrar uma série de caixas de seleção que representam diferentes opções.

 

NOTA: As opções disponíveis aqui vão variar, dependendo da tabela para a qual você está importando:

 

  • Delimitador para os Dados: Isto permite-lhe selecionar o tipo separador de que você está usando no seu arquivo CSV; Vírgula (padrão), Barra Vertical "|" ou Aba. (Certifique-se o delimitador que você escolher não aparece em qualquer célula se o seu arquivo).

  • Substituir Registros Existentes: Marcar esta caixa indica que você deseja atualizar os registros que já estão no sistema, em vez de importar somente novos registros. Se este for desmarcado, duplicatas serão rejeitadas. Ao atualizar registros existentes, a planilha deve incluir apenas as colunas para o campo chave e os campos que pretende alterar.

  • Tirar as quotações: Quotações ou aspas (") não são permitidas no processo de importação. Se elas não foram removidos no arquivo, verificando esta caixa irá removê-las.

  • Tirar linea de cabecalho no Import Final: Isso fará com que o cabeçalho da planilha seja rejeitado, por isso o sistema não irá confundí-lo com um registro.

  • Executar Fluxogramas Associadas: Se você tem fluxos de trabalho configurados para serem processados quando um registro nesta tabela é salvo (Neste exemplo: Equipamentos), marcando essa caixa permitirá que esses fluxos de trabalho sejam executados para cada registro que está sendo importado.

  • Auto Gerar Contador \ Códs Únicos: Quando usando certas tabelas (MPs, ordens de serviço, etc), você vai ter essa opção. Isto fará com que o sistema gere automaticamente os valores para o campo chave, com base no contador das ordens de trabalho, ou um valor gerado aleatoriamente (MPs).

 

Depois de ter selecionado o arquivo e as opções apropriadas, clique no botão Upload.

 

5. Mapeamento Colunas de Importação para Campos

 

Após clicar em Upload, aparecerá uma tela que mostra as colunas de sua planilha e os campos correspondentes no sistema. Os cabeçalhos do arquivo CSV ou TXT aparecem na coluna da esquerda. A coluna da direita mostra os campos correspondentes que estão na conta. Isso permite que você selecione quais colunas de dados (da planilha) devem ser importados para os campos no sistema.

 

Clicar em Previsualizar as Excepções Somente retornará apenas uma lista de registros que serão rejeitados, juntamente com explicações. Deixando esta caixa em branco irá mostrar toda a lista de registros no processo.

 

Quando todos os campos estiverem em ordem, clique no botão Prosseguir a Visualização para continuar com o carregamento.

 

NOTA: O campo de chave deve ser incluído aqui (exemplo: Codigo da Maquina).

 

6. Lista de Confirmação

 

A tela abaixo mostra um resumo dos dados a serem importados. Reveja a lista de exceções e identifique quaisquer problemas com os dados antes de finalizar a importação. Você pode editar os dados na planilha para corrigir essas linhas e, em seguida, começar de novo. Tenha em mente que podem haver várias páginas de dados, para a verificar todas as páginas de erros. As sete linhas da lista na parte inferior da tela representam os detalhes de códigos de erro, que correspondem aos números na coluna da esquerda.

 

Quando estiver pronto para importar os dados, clique no link azul Clique para Importar Datos

 

Quando você clica em IClique para Importar Datos, o sistema irá criar um backup da tabela antes de importar os registros. Em caso de emergência, você pode restaurar um backup dentro de um período de 2 horas. Isso será discutido mais tarde.

 

NOTA: Como você pode ver no exemplo abaixo, o cabeçalho está incluído na importação. Este campo será ignorado quando o processo de importação começa e não será armazenado no sistema.
 

 

7. Importando

 

O processo de importação será iniciado. Não tente sair ou atualizar a página durante este processo. Quando terminar, ele vai dizer Processo Completado!. Se houver quaisquer registros rejeitados, você terá uma tela que permite que você baixe uma planilha Excel com os dados que foram rejeitados.

 

 

NOTA 1: Se os registros foram rejeitados devido a um valor que excede o comprimento máximo de um campo, você vai ter uma opção nesta tela para aumentar o comprimento desse campo (contanto que não seja o campo de chave). Depois de clicar no link, você verá uma tela que confirma que o tamanho do campo foi aumentado. Em seguida, você vai ser capaz de importar os registros rejeitados.

 

NOTA 2: Pode ser necessário ajustar o comprimento dos campos em seu sistema para acomodar os dados que você deseja importar. O número de caracteres em um campo na eManut é finito e qualquer ajuste exige que você execute um processo no sistema chamado Verificar Estruturas. Para verificar estruturas, consulte este "LINK" para aprender o processo.

 

8. Restaurando uma Tabela

 

Sempre que você faz uma importação de dados, o sistema criará automaticamente uma cópia de segurança de toda a tabela para a qual você está importando (ordens de serviço, Equipamentos, contatos, etc). Se, por qualquer motivo, a mudança que você acabou de fazer causar um problema, você pode reverter o quadro de volta para a forma como ele estava antes da importação.

 

AVISO:. A tabela Pecas ou Inventario é a única tabela que não pode ser restaurada por causa das muitas tabelas que usam informação dentro do sistema. Antes de importar para esta tabela, tenha absoluta certeza de que nenhum erro aparece e que os dados que você deseja importar como novas informações ou dados editados estão corretos.

 

Para restaurar uma tabela, volte para a opção Importar Dados na página de Navegação e selecione a tabela que você deseja restaurar.

 

 

Clique no botão Restaurar. Você será levado a uma tela com uma caixa suspensa que lista os arquivos de backup que foram feitos.

 

 

Você pode ver a hora e a data do backup (horário de Nova Iorque). Selecione a hora para a qual você quiser reverter para e clique em Continuar. Depois de um momento, você receberá uma mensagem que informa que a tabela foi restaurada. Todos os registros na tabela voltarão a ser como eram.


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