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Gestão de Fluxogramas

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A Gestão de Fluxogramas permite que você configure o sistema para reagir a certos eventos. Um Fluxograma opera como causa e efeito. Por exemplo, você cria uma regra de que, quando um usuário marca o 'Tipo do Serviço' como "EMERGÊNCIA" e salva o formulário (causa), o sistema reage, alterando o campo "Executante” para um contato específico (efeito).

 

A Gestão de Fluxogramas é acessada na seção Administração da aba Navegação.

 

 

A listagem dos arquivos de fluxos de trabalho exibe todos os seus fluxos de trabalho em uma lista. Quando você entrar nesta seção pela primeira vez, haverão alguns fluxos de trabalho que vêm com eMaint por padrão. Clique no link Adicionar para adicionar um novo Fluxograma.

 

 

Adição de um novo Fluxograma

 

 

A tela de Fluxograma em branco contém apenas três campos:

  • Cod Processo Tecnológico - Este é o campo chave para o Fluxograma. Este campo é preenchido automaticamente e não pode ser alterado pelo usuário.
  • Descrição do Processo Tecnológico - Utilize este campo para descrever o que o Fluxograma faz.
  • Ativo - Essa opção ativa e desativa o Fluxograma. Este é um recurso conveniente para a desativação de um Fluxograma complexo, sem ter que excluí-lo.

 

Quando tiver concluído este formulário, clique em Salvar Novo Registro. Seu novo Fluxograma será salvo e recarregado na Vista de detalhes.

 

Configurando um Fluxograma

 

Depois de ter criado um Fluxograma, configure-o passando o mouse sobre o botão "Acoes" na vista de detalhe do Fluxograma e clique na opção Configurar.

 

 

Você será apresentado com o X3 Gerente de Processo Tecnológico. Comece a configurar o seu Fluxograma escolhendo uma regra em ‘Apropriar uma regra’. Abaixo da imagem você verá alguns exemplos de opções que você pode escolher:

 

 

  • Depois de Salvar OS
  • Depois de Salvar Cargo de Trabalho
  • Depois de Salvar Peças
  • Depois de Salvar o Equipamento
  • Depois de Salvar MP
  • Depois de Salvar Contato
  • Depois de Salvar Peça de MP
  • Depois de Salvar Peça de Equipamento
  • Depois de Salvar Medidor
  • Depois de Salvar Tarefas
  • Depois de Salvar Retorna da Peça
  • Depois de Designar a OS

 

Nota: À medida que melhoramos a Gestão de Fluxogramas, opções podem ser adicionadas ou removidas. As opções listadas aqui pode ser diferente das que existem na lista de sua conta.

 

 

 

Sua escolha vai abrir o resto da página de configuração de Fluxograma. A parte superior contém as opções de ação e condições, e um botão que alterna entre as duas. A parte inferior, com o fundo cinza, irá exibir suas escolhas, à medida que você as fizer, e permitira que você as configure usando os links fornecidos.

 

Configure as Condições. Essas condições precisam estar presentes antes que o sistema pode executar uma ação. Suas opções são:

 

 

  • toda vez / everytime (irá ignorar todas as outras condições) - Este Fluxograma sempre vai ser acionado, enquanto se estiver usado a regra correta.
  • com table.field igual ao value - Coloque uma marca nesta caixa para selecionar um campo que aparece no formulário, e o valor que irá ativar o Fluxograma.
  • quando um campo é modificado - Permite que o Fluxograma seja acionado quando um valor de campo é alterado desde sua última gravação.
  • se a ação for [select] - Determina se o Fluxograma sera desencadeado a partir de um novo registro, ou da edição de um registro existente.
  • específico a uma forma - o Fluxograma apenas é desencadeado se um formulário específico está sendo usado.
  • com custom condição - Coloque uma marca nesta caixa para criar o seu próprio filtro e valor.

 

 

Quando você fizer a sua escolha, ela vai aparecer na parte inferior da página. Em seguida, clique no botão de ação para exibir as ações disponíveis. Estas opções são:

 

  • envÍe email da OS a someone no formato HTML: Estabelecer Message - Vai enviar um e-mail para um endereço de e-mail pré-definido, ou com base no endereço de e-mail dentro da ordem de serviço, no formato HTML.
  • mande email da OS a someone como PDF: Estabelecer Message - Vai enviar . um e-mail para um endereço de e-mail pré-definido, ou com base no endereço de e-mail dentro da ordem de trabalho, em formato PDF.
  • substitua table.field com o value - Quando a condição for atendida, o sistema irá substituir o campo escolhido aqui com o valor definido.
  • deixe de processar mais regras - Se forem atendidas as condições anteriores, ele vai parar o processamento de fluxos de trabalhos que normalmente ativariam após esse Fluxograma, com base na sua ordem.
  • Enviar Email Template ao Recipient - Vai enviar um Fluxograma personalizado para um endereço de e-mail escolhido, ou um baseado em um campo na tabela.
  • execute UDF : function (Função Definida pelo Usuário) - Esta opção é uma ferramenta de apoio. Se o Fluxograma requer ações personalizadas, o departamento de suporte eMaint vai colocar um valor aqui.

 

Escolha a sua ação desejada para adicioná-la à parte inferior da página, logo abaixo das condições escolhidas.

 

Agora você será capaz de configurar as condições e ações. Clique em cada link para abrir uma janela que contém as opções de configuração. Quando você preencher o formulário, o link será substituído pela escolha.

 

Quando tiver definido todas as opções na parte inferior da Gestão de Fluxogramas, o botão Salvar Fluxograma vai se tornar disponível. Clique nele para salvar o seu novo Fluxograma.

 

 

 

 

Abaixo está uma lista das funções mais utilizadas de UDF (Função Definida pelo Usuário)

 

  • ALLTRIM () função - Remove caracteres não imprimíveis, do início ao fim de uma linha
  • BETWEEN () função - Usada no contexto de enter (valor, limite inferior, limite superior) retornará Verdadeiro ou Falso
  • CHR() função - Retorna um valor como uma cadeia de caracteres
  • CMONTH() função - Retorna o mês em formato de caractere
  • DATE () função - Retorna a data atual
  • DATETIME () função - Retorna a data e hora atuais
  • DAY () função - Retorna o dia do mês atual
  • DOW () função - Retorna o dia da semana
  • DTOC () função - Transforma um valor de em uma cadeia de caracteres
  • DTOT () função - Transforma um valor em um formato de data e hora
  • EMPTY( ) função - Retorna um valor vazio
  • GOMONTH() função - Retorna a data, que é um número especificado de meses, antes ou depois de uma determinada data, ou data e hora
  • HOUR () função - Retorna a hora como um valor numérico
  • IIF () função - Retorna um dos dois objetos, dependendo da avaliação de uma expressão
  • INLIST () função - Determina se um valor corresponde a outro valor, em um conjunto de valores
  • LOWER () função - Retorna um valor em minúsculas
  • LTRIM () função - Corta todo o espaço ou caracteres não imprimíveis à esquerda de um valor
  • MINUTE () função - Retorna um número inteiro entre 0 e 59, representando a minuto da hora
  • MONTH () função Retorna o mês em formato numérico
  • RTRIM () função - Corta todos os caracteres não imprimíveis para a direita de um valor
  • TIME () função - Retorna a hora atual
  • TTOC () função - Transforma valores Data e hora em caracteres
  • TTOD () função - Transforma valores de Data e hora em um valor de data
  • UPPER () função - Retorna um valor em letras Maiúsculas
  • VAL () função - Retorna um valor como um valor numérico
  • WEEK () função - Retorna uma representação numérica da semana no ano

 

 

Editar um Fluxograma

 

Editar um Fluxograma é semelhante a adicionar um Fluxograma. Localize o seu Fluxograma no modo de exibição de lista e clique nele para entrar na exibição de detalhes. Se você está apenas mudando do título do Fluxograma, clique no link Editar para entrar no modo de edição e faça suas alterações, em seguida, clique no link Salvar Alterações.

 

Se você está mudando as regras do Fluxograma, entre na Visualização de detalhes, como descrito acima, em seguida, clique no link Configurar. O Gestão de Fluxogramas será aberto com as regras configuradas e estabelecidas.

 

Você pode fazer ajustes para o comportamento do Fluxograma clicando nos links e reconfigurando-os. Você também pode alterar as condições e ações, ajustando as marcas de verificação nas caixas de seleção e clicando nos links na caixa cinza para configurar as novas opções.

 

Alternativamente, você pode alterar completamente o Fluxograma usando a lista em "Apropriar uma Regra” para selecionar uma nova regra. A parte inferior da página que contém as configurações do Fluxograma será esvaziada para o novo Fluxograma.

 

Quando terminar, clique no botão Salvar Fluxograma para gravar as alterações ou clique no link Voltar no canto superior direito da tela para voltar sem salvar.

 

A exclusão de um Fluxograma

 

Localize o Fluxograma no modo de exibição de lista e clique no ID do Fluxograma ou na lupa para entrar na vista detalhada. Clique no link Apagar/Excluir no formulário. O Fluxograma será marcado para exclusão e não estará disponível nas exibições de lista. Veja o documento Remover Registros Excluídos "Link Aqui" para remover permanentemente o Fluxograma do sistema.

 

Nota: Lembre-se, você tem a opção de desativar um Fluxograma de operar usando o campo "Ativo". Utilize este em vez do link de exclusão para salvar a si mesmo o tempo de reconfigurar fluxogramas.

 

 

Modelos de Fluxograma de E-mail

 

Em alguns casos, é benéfico fazer um e-mail personalizado para ser usado com um Fluxograma. Um modelo de Fluxograma de e-mail é um e-mail pré-definido que o Fluxograma envia para fora, com base nas condições que você definir. Primeiro, vá para a aba de navegação e procure na seção Administração. Direito sob Gestão de Fluxogramas, você vai encontrar Email Padrão para Fluxogramas. Isto irá levá-lo para uma lista de modelos existentes. Clique em Adicionar e você verá o seguinte formulário.

 

 

Alguns dos campos no formulário são:

  • Chave Única: Este é o campo de chave, que o sistema irá gerar automaticamente.
  • Nome da Tabela: Escolha a tabela a que se aplica o e-mail.
  • Descrição: Digite um nome para esse modelo, para que você ser capaz de identificá-lo facilmente.
  • eMail Subject: O texto inserido aqui será o assunto do e-mail que é enviado.
  • eMail Body: O texto inserido aqui será o corpo do e-mail que é enviado.
  • Comma separated list of eMail addresses: Digite os endereços de e-mail padrão (oes) para este e-mail. Vários endereços de e-mail devem ser separados por uma vírgula e sem espaço. (Não é necessário especificar os endereços de e-mail aqui. Você também tem a opção de especificá-los no próprio Fluxograma).

 

No assunto ou no corpo do e-mail, você pode digitar qualquer texto que você gostaria de ver ou você pode fazer referência aos campos dos quais você gostaria que o sistema pegue as informações. Para fazer isso, comece com 2 símbolos "menor que" (<<), digite o nome da tabela a partir da qual a informação está vindo (WORK), digite um ponto, digite o nome de sistema do campo (ASSIGNTO), e termine com 2 símbolos "maior que" (>>). Por exemplo, se este modelo de e-mail é de ordens de serviço e queremos mostrar o número da ordem de serviço no e-mail, introduza algo como "A de Ordem Trabalho número <<WORK.WO>>

foi fechada" Entrando "<<" e ">>" informa ao sistema que o texto entre estes símbolos está se referindo a um campo.

 

 

Uma vez que você tenha o modelo de e-mail configurado, você está pronto para criar o Fluxograma que vai enviar este e-mail para fora. Em algumas regras de Fluxograma, você terá uma escolha de Ação chamada "Enviar E-mail Template ao Recipient". Escolha issa e ele irá aparecer na caixa cinza na parte inferior.

 

 

Na caixa de cinza, clique no link "Email Template" e aparecerá uma janela que permitirá que você escolha o modelo de e-mail que você criou, a partir de uma lista que inclui todos os seus modelos de e-mail que estão relacionados com a regra de Fluxograma que você você escolheu. Quando você selecionar o modelo, você verá uma pré-visualização do e-mail. Basta clicar no botão Salvar quando você acabar.

 

Em seguida, clique no link que diz "Recipient". Será exibida uma tela que permitirá que você controle a partir de onde o Fluxograma vai pegar o endereço de e-mail.

 

 

Existem 3 opções disponíveis:

  • Original: Utiliza o endereço de e-mail digitado no próprio modelo.
  • Customizado: Permite que você insira manualmente um endereço de e-mail.
  • Campo: recupera o endereço de e-mail a partir do registro de contato dos campos de OS das pessoas em Executante, Executar para, ou Solicitado por. (Disponível apenas para ordens de serviço).

 

Depois de selecionar a opção desejada, basta clicar no botão Salvar e, em seguida, você pode salvar o Fluxograma.

 

 

Ordem de Fluxogramas

 

Você pode ter vários fluxos de trabalho que estão usando a mesma regra. Depois de salvar Ordem de Serviço, por exemplo. Às vezes, eles irão afetar os mesmos registros e um Fluxograma é dependente de outro. Quando este for o caso, é melhor definir a ordem em que os fluxos de trabalho serão executados. Para isso, vá para um Fluxograma que já está configurado e clique na opção Ordem a partir do menu de Ações.

 

 

Você verá uma tela como esta:

 

 

 

Como você pode ver, a regra será exibida na parte superior da tela e os diferentes fluxos de trabalho que são baseados nesta regra são mostrados abaixo. As instruções também são dadas nesta página. O Fluxograma superior será processado em primeiro lugar, e o de baixo será o último. Para alterar a ordem, basta arrastar e soltar. Clique em Salvar quando você está satisfeito com a ordem.


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